Introductie

Beleidscontext en doelstellingen

Tijdens COP16 van het Verdrag inzake biologische diversiteit (CBD) werden in Besluit 16/09, paragraaf 3, de partijen opgeroepen hun nationale clearinghouse-mechanismen (CHM's) verder te ontwikkelen en werd in paragraaf 5 de bijstand van andere partijen aan partijen uit ontwikkelingslanden bij de uitvoering van het CHM-werkprogramma verder ontwikkeld. Dit besluit is gericht op GBF-doelstelling 20 (versterking van capaciteitsopbouw, technologieoverdracht en wetenschappelijke en technische samenwerking voor biodiversiteit) en 21 (ervoor zorgen dat kennis beschikbaar en toegankelijk is als leidraad voor biodiversiteitsmaatregelen). Bovendien draagt de ontwikkeling van de CHM's ook bij aan het bereiken van de Sustainable Development Goals (SDG's).

Om het CeBIOS-werkprogramma voor 2024-2029 en COP-besluit 16/09 uit te voeren, heeft het Belgische CHM-partnerschap binnen het CeBIOS-programma van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN), gefinancierd door de Belgische Ontwikkelingssamenwerking (DGD), besloten een oproep tot het indienen van voorstellen te lanceren om zijn partnerlanden te ondersteunen bij het versterken van hun nationale CHM-netwerken. Een van de doelstellingen van het initiatief is het ontwikkelen van websites:

• officieel goedgekeurd door de nationale autoriteiten
• operationeel, zowel qua formaat als qua inhoud
• bijgewerkt met de relevante informatie en gegevens
• die uitgebreide informatie en nationale documenten bevatten
• dat de opvolging van de uitvoering van nationale bioveiligheidsstrategieën en -actieplannen (NBSAP's) bevordert
• die links maken naar andere relevante websites op nationaal en internationaal niveau.

Technische achtergrond en behoeften van de Zuid-CHMS

De digitale wereld is aanzienlijk geëvolueerd sinds de begindagen van het Belgische CHM-partnerschap. Webtools zijn anders, evenals het gebruik van internet door de samenleving. Focuspunten over de hele wereld hebben zich aan deze veranderingen aangepast om de opkomende technologieën optimaal te benutten voor hun werk op het CHM.

Sinds 1999 promoot het Belgische CHM-partnerschap nationale CHM's in ontwikkelingslanden. Van 2006 tot 2018 werden partner-CHM's getraind in het gebruik van de CHM Portal Toolkit (PTK). Vanaf 2019 zullen CHM-trainingen de nieuwe CMS-tool 'Bioland' gebruiken. Deze gebruiksvriendelijke en open toegankelijke tool is ontwikkeld door het CBD-secretariaat. Het maakt de integratie mogelijk van gegevens uit het CBD en zijn protocollen en andere relevante gegevensleveranciers voor nationale CHM's. Verschillende gebruikers kunnen via een webinterface bijdragen aan de inhoud van de website (de enige vereiste is een login en wachtwoord).

Tijdens verschillende bijeenkomsten die in de loop van de tijd met haar partners zijn gehouden (12 regionale bijeenkomsten sinds 2007, waarvan de laatste in 2024 in Brussel) hebben de CHM-partners vastgesteld wat hun beperkingen zijn bij de uitvoering van hun taken op nationaal niveau. Deze bijeenkomsten hebben CHM-partners in staat gesteld beste praktijken uit te wisselen om deze beperkingen te overwinnen. De belangrijkste geïdentificeerde beperkingen zijn: onvoldoende tijd voor het beheer van de websites, onregelmatige en problematische internetverbindingen, gebrek aan computerexpertise van verschillende actoren die verondersteld worden bij te dragen aan de websites, interactie met het nationale contactpunt en andere belanghebbenden die niet goed geïnstitutionaliseerd zijn, evenals gebrek aan eigenaarschap door de overheid vanwege een gebrek aan begrotingstoewijzingen.

In aanmerking komende activiteiten

Deze oproep tot het indienen van projectvoorstellen is niet bedoeld om alle beperkingen aan te pakken die door de CHM-contactpunten zijn geïdentificeerd. De focus van deze oproep ligt in volgorde van belangrijkheid:

1. Zuid-Zuidsamenwerking om de nationale CHM's van partnerlanden te helpen bij de ontwikkeling van de site.
2. Actualisering van een nationale CHM-strategie op basis van de bijgewerkte NBSAP
3. Ontwikkeling van een nationale CHM-strategie als die niet bestaat
4. Een combinatie van het volgende:

• gegevensverzameling en -verwerving (datamining)
• hulp bij de digitalisering van belangrijke documenten of gegevens
• oprichting van speciale thematische secties, gebaseerd op de prioritaire doelstellingen van uw huidige NBSAP.
• vertaling in lokale taal (talen)

5. Organisatie van vergaderingen van de stuurgroepen van de CHM (alleen als er een nationale CHM-strategie bestaat of als er melding wordt gemaakt van het CHM en het comité in de nationale biodiversiteitsstrategie, kan voor maximaal 2 jaar worden gefinancierd)

Activiteiten die niet in aanmerking komen:

• Opleiding door de Belgische docenten (zoals permanente opleiding op nationaal niveau of de opleiding van nieuwe nationale medewerkers)
• Workshops, als hun doelstellingen niet rechtstreeks verband houden met de verbetering van de CHM-website
• Publicatie en afdrukken van andere documenten dan CHM-brochures en -flyers.

Opbrengsten van het project

De te leveren producten zijn:

• Een project dat wordt uitgevoerd volgens de voorwaarden van het contract
• Project- en verhalend rapport geïmplementeerd, inclusief indicatoren zoals gevraagd door CeBIOS
• Financieel verslag volgens het door CeBIOS verstrekte sjabloon (Excel)
• CHM is up-to-date, functioneel en officieel erkend door het land

In aanmerking komende landen en partners

Komen in aanmerking:

• Nationale contactpunten van CHM van partnerlanden van België: Benin, Burkina Faso, Burundi, Ivoorkust, D.R. Congo, Ghana, Guinee, Guinee-Bissau, Kenia, Liberia, Mali, Marokko, Niger, Palestijnse staat, Tanzania, Togo, Oeganda.
• Landen via Zuid-Zuidsamenwerking met een van de bovengenoemde landen als promotor: Algerije, Centraal-Afrikaanse Republiek, Comoren, Gabon, Jordanië, Madagaskar, Malawi of andere landen in uw subregio via de TSC-centra

Duur van het project

Voor deze oproep kunnen projecten gedurende maximaal 7 maanden worden ondersteund (einde van de projectactiviteiten 30 november 2025).

Soort ondersteuning

Het KBIN financiert de geselecteerde projecten tot 90% van hun geschatte kosten. De resterende 10% moet worden medegefinancierd door de lokale partner.

Het maximale bedrag gefinancierd door het Belgische CHM NFP bedraagt 8.000 euro per project.

De projecten:

De financiering wordt als volgt verdeeld:

90% van het gevraagde budget aan het begin van het project en 10% na het einde van het project. Deze laatste betaling wordt alleen gedaan na ontvangst van de motivering van de kosten (gescande kwitanties en ondersteunende documenten). Het financieel verslag moet uiterlijk op 15 december 2025 worden ingeleverd. Bij overschrijding van het voorziene budget worden de extra kosten niet terugbetaald.

Geschat aantal projecten

Er worden maximaal 10 projecten gefinancierd. Dit aantal is afhankelijk van het type, de omvang en de kwaliteit van de voorgestelde projecten.

Projectpromotor en partners

De officiële projectpromotor is het nationale contactpunt van het CHM van het indienende land, in overleg met de toezichthoudende autoriteit. Een goedkeuringsbrief van de toezichthoudende autoriteit moet bij het aanvraagdossier worden gevoegd.

Zuid-Zuidsamenwerking komt in aanmerking voor deze oproep, maar het moet duidelijk zijn welke activiteiten in welk land zullen worden ondernomen. De promotor moet afkomstig zijn uit een van de hierboven genoemde in aanmerking komende landen.

Samenwerking of onderaanneming met een lokale partner is mogelijk. In dat geval moet een dergelijke samenwerking of onderaanneming duidelijk in de aanvraag worden vermeld.

Voorbereiding van een voorstel en indieningsinstructies

Projecten moeten vóór 17 februari 2025 bij het KBIN worden ingediend door het online formulier in te vullen (https://shorturl.at/KgcwI) - ook beschikbaar in Word-formaat - EN door een aparte e-mail te sturen naar cbd-chm@naturalsciences.be met de bovengenoemde goedkeuringsbrief en twee Excel-bestanden:

• budget
• tijdlijn van activiteiten.

Om de begroting op te stellen moet u het budgetmodel (budgetsjabloon) gebruiken en het vademecum aandachtig lezen. Het budget moet in het voorstel worden toegelicht, maar moet ook als een apart Excel-bestand worden verzonden.

Rapportage

Aan het einde van het project moeten een activiteitenverslag en een financieel verslag worden ingediend bij het KBIN.

Om te voldoen aan de vereisten van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking volgens de richtlijnen van het Vademecum, zullen scans van alle originele bewijsstukken en een motivering van de kosten worden gevraagd. Onkosten die niet kunnen worden gerechtvaardigd, worden niet in behandeling genomen en moeten door de partner worden gedragen. Alle oorspronkelijke kostenmotiveringen moeten door de partner worden bewaard voor een periode van 10 jaar, voor het geval CEBIOS of DGD ze nodig heeft voor een audit.

U moet rapporteren over de indicatoren van CeBIOS die u hier kunt vinden.

De verzendkosten van deze rapporten, de ondersteunende documenten en/of de originele kostenverantwoording in geval van een audit moeten vooraf in de begroting worden voorzien.

De deadline voor de rapportage van de projecten is 31 december 2025.

Financiële verslagen moeten worden ingediend met behulp van het sjabloon voor financiële verslagen.

Indicatieve data voor de behandeling van voorstellen en voor de uitvoering van de projecten

De projecten

20 januari 2025	Verspreiding van de oproep tot het indienen van voorstellen via de Belgische CHM-website
17 februari 2025	Deadline voor het indienen van voorstellen
24 februari 2025	Er wordt contact opgenomen met de begunstigden van succesvolle projecten
15 maart - 30 november 2025	Uitvoering van het project
31 december 2025	Activiteiten en financiële verslagen zijn vereist

 

Contacten

De volgende personen zullen verantwoordelijk zijn voor de evaluatie en opvolging van projecten, met de steun van deskundigen (DGD en anderen):

• Han de Koeijer, Belgisch nationaal contactpunt voor het CHM
• Pierre Huybrechts, Belgisch nationaal contactpunt voor de GTI en verantwoordelijk voor CEPA, CeBIOS
• Frederic Vogel, medewerker kennisbeheer bij het CBD

Om ervoor te zorgen dat elk van deze personen te allen tijde op de hoogte is van de status van de aanvraag, wordt gevraagd om alleen het generieke e-mailadres cbd-chm@naturalsciences.be te gebruiken. Als je geen bevestigingsmail hebt ontvangen dat je project is ontvangen, kun je rechtstreeks contact opnemen met Han de Koeijer.

Fysiek adres

Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen
Rue Vautier 29
1000 Brussel
België
E-mail: cbd-chm@naturalsciences.be